Loadfactur

Las facturas de tus clientes, sin teclear ni una.

Te la mandan por web, por Telegram o por WhatsApp. Se lee sola, tú revisas lo que ha entendido y sale lista para tu a3, tu Sage 50 o tu ContaSOL. Nadie teclea un asiento.

Mándame dos facturas Ya tengo cuenta Sin instalar nada. Funciona desde el móvil.

El trabajo que nadie quiere

Teclear facturas no es contabilidad. Es transcripción.

Abres el PDF. Miras el NIF, lo copias. Miras la base, la copias. Miras el IVA, lo copias. Vuelves arriba porque ya no te acuerdas del número. Cuarenta veces. Son las siete y media y el día 18 entra otro lote.

  • Un dígito mal en un NIF no se ve hoy. Se ve en una carta de Hacienda ocho meses después, cuando ya nadie se acuerda de qué factura era.
  • Las facturas llegan como llegan: foto torcida del móvil, PDF escaneado, ticket que ha pasado el día en el bolsillo de una obra.
  • Y llegan cuando llegan: el día 18, todas de golpe, la semana del modelo 303.

Y eso se paga a precio de asesor. Porque quien teclea no es un mecanógrafo: es alguien que sabe de impuestos, haciendo lo único del oficio por lo que nadie le paga por saber.

Por qué existe esto

Llevo diez años debiéndome esto.

La prima de mi mujer vive en República Dominicana. Su marido es contable y lleva seis empresas. Puede llevarlas porque ella le pasa las facturas a mano.

¿Cuándo? Cuando se puede. Tienen dos niñas, de siete y de tres años.

Cuando salió el tema, pensé lo mismo que pensaba hace diez años.

Hace diez años trabajaba con mi madre en una alcaldía de los Andes venezolanos. Se llama Sandra y es licenciada en Administración. Yo estudiaba Administración de Empresas e Ingeniería de Sistemas, y en las vacaciones hacía de administrativo a su lado. Con sueldo, como a cualquiera.

En su mesa siempre había lo mismo: presupuestos, gastos, facturas, leyes. Mi trabajo era pasarlo a mano. Me daba una pereza enorme, y no lo cuento como una virtud: me pagaban por hacerlo.

Pero de lo que me acuerdo es de una noche.

Salió una ley que cambiaba los presupuestos de todas las instituciones. Había que rehacer los de la alcaldía a contrarreloj, o le quitaban una buena parte del dinero. Mi madre con una parte y yo con otra, cifra a cifra.

Éramos dos personas que sabían de presupuestos, haciendo de mecanógrafos hasta que amaneció.

No terminé ninguna de las dos carreras. Tuve que irme de Venezuela antes.

En Quito empecé de cero vendiendo móviles. En cada venta, lo mismo: el IMEI, los datos del cliente, la garantía, cuatro o cinco veces al día. El IMEI son quince números que vienen impresos en la caja. Yo los copiaba uno a uno.

Tres países. Y siempre alguien copiando a mano lo que ya estaba escrito.

No voy a decirte que Loadfactur naciera de aquella conversación. Era una deuda. Me la debía a mí y a toda la gente del oficio que he visto teclear, y ha venido conmigo en cada maleta.

Hoy vivo en España con mi mujer y mi hija, casi nueve años después de irme. Y lo he montado por lo mismo que cualquiera monta algo: para trabajar para ellas y para mí, y no para nadie más.

Y ahora mismo, en algún despacho, alguien está copiando a mano lo que ya está escrito. Puede que en el tuyo.

Cómo va

Llega, se lee, va a su sitio.

1

Llega

Se arrastran a la web, se pegan con Ctrl+V, o las manda el propio cliente por Telegram o WhatsApp desde el móvil. Veinte de golpe si hace falta.

2

Se lee

Proveedor, NIF, número, fecha, base, IVA, IRPF, total, moneda y categoría. Lo que no aparece en el papel se queda vacío: no se inventa nada.

3

Va a su sitio

Lo dudoso te sale primero: la que no trae NIF, la que no cuadra, la que ya había llegado. Las limpias, todas de una vez. Al cerrar el trimestre, descargas el fichero que importa tu programa.

proveedor NIF número fecha base IVA IRPF total moneda categoría

Para gestorías y asesorías

Cuarenta y cinco clientes. Nadie ha contado las horas.

  1. Un despacho con cuarenta y cinco clientes va bien, y eso es lo que se mira: cuántos clientes. Cuántas de esas horas son teclear no lo mira nadie.
  2. Al año siguiente entran seis clientes más y hay que contratar. Y a quien entra se le da lo más barato de hacer, que es copiar números. Justo la parte donde un error no se ve hasta que lo devuelve Hacienda.
  3. Al otro, el despacho de al lado deja de teclear y baja la tarifa del autónomo. Tú no puedes seguirle, porque tu coste es una persona copiando.
  4. En febrero dejas de coger clientes nuevos. No por precio: porque no hay manos.
  5. Y un día tu despacho es un sitio donde se teclea. Que era exactamente lo que no era.

Ahí es donde entra esto.

  • Entra en tu programa, no en otra pantalla. Al cerrar el trimestre descargas un fichero y lo importas: SUENLACE.DAT en a3; XDiario y XSubCta en Sage 50, ContaSOL o ContaPlus. Cada proveedor con su subcuenta, que ya no cambia. Cada factura con su número de registro.
  • La misma factura no entra dos veces. Tu cliente te manda la de la luz por WhatsApp el martes. El viernes te la manda otra vez, en PDF, por si acaso. Te avisa de que es la misma, y a tu programa va una.
  • Te dice qué factura no ha llegado. Si Iberdrola le factura todos los meses y la de agosto no está, lo ves a mediados de septiembre, con el mensaje ya escrito para pedírsela. No el 21 de octubre, con el 303 presentado.
  • Lo dudoso, primero. Si de cuarenta facturas seis tienen algo raro, esas seis salen arriba. Las limpias las das por buenas de golpe. Y a tu programa sólo va lo que ha mirado una persona.
  • Cada mes, la cuenta en euros. Una pantalla con todos tus clientes: quién tiene facturas por revisar, quién por exportar y quién no ha mandado nada. Y cuántas horas no ha tecleado nadie, a tu precio por hora.
  • Tu cartera, dada de alta en una tarde. Pegas el Excel de tus clientes, con su NIF y su código de a3, y quedan dados de alta. Los que ya estaban no se duplican.

Por dónde entran

Por donde a tu cliente le resulte natural.

Da igual el canal: las reglas de acceso son las mismas en los tres. Sólo mensajes privados, sólo de números que tú hayas autorizado, y cada persona ve las facturas de su cliente y de nadie más.

Web

Arrastrar y soltar desde el ordenador. Lo que usa quien tiene las facturas en una carpeta.

Telegram

Le hace una foto y se la manda al bot. Se monta en dos minutos: abre un enlace tuyo una vez y ya puede mandar.

WhatsApp

Por la API oficial de Meta, con el número de la empresa. Es donde ya están tus clientes.

Antes de que pierdas el tiempo

Esto no es para todo el mundo.

¿Le sirve a una gestoría?
Sí.
¿Y si el fichero no entra en mi programa?
Entonces no empieza la cuota. La primera importación la hacemos juntos, y los 250 € al mes no corren hasta que entra bien. Lo único que no se devuelve es la puesta en marcha, porque ese trabajo ya está hecho.
¿Y si mi programa no es a3, Sage 50, ContaSOL ni ContaPlus?
Te llevas el Excel con los diez datos de cada factura, y a partir de ahí lo metes tú. Los ficheros que entran solos son sólo de esos cuatro. Si usas otro, escríbeme cuál y te digo si se puede. Si no se puede, también te lo digo.
¿Y a una clínica, o a un negocio con muchos proveedores?
Sí, si las facturas que recibes cada mes se cuentan por decenas. Si son cuatro, te sobra con la carpeta de siempre y no me necesitas.
¿Y si quieres que el programa decida solo?
No. Aquí revisa una persona, siempre, antes de que nada llegue a tu contabilidad. Si lo que buscabas era no mirar nada, esto no es para ti.
¿Y a un despacho de doscientos clientes?
Sí, pero no con la tarifa de esta página, que llega hasta sesenta. Escríbeme y lo hablamos.
¿Y si no piensas autorizar los números de tus clientes uno a uno?
Tampoco. Esa lista es lo único que impide que alguien lea las facturas de otro, y no se puede desactivar. A quien no está en ella no se le contesta.

Lo que no hace

Cuatro cosas que no va a hacer por ti.

  • Revisar. Nada llega a tu programa sin que una persona lo dé por bueno. Las limpias puedes aprobarlas juntas, pero las apruebas tú.
  • Leer lo ilegible. Si la foto está tan mal que no se lee, no se lee. Te lo dice y te la deja a mano.
  • Contabilizar lo raro. La factura en dólares, la del proveedor irlandés, la que mezcla dos tipos de IVA: se quedan fuera del fichero y te dice por qué. Esas las metes tú.
  • Presentar. Deja las facturas listas para tu programa. El 303 lo haces tú, que para eso te pagan.

Y no es una suite: no lleva nóminas, ni facturación de salida, ni remesas. Hace una cosa.

Tus datos

Dónde están y cuánto se quedan.

En la Unión Europea

Las facturas originales se guardan en almacenamiento con jurisdicción europea, y la base de datos está en Europa occidental.

Seis años

El original de cada factura se conserva el plazo que manda el Código de Comercio, no sólo lo que el sistema entendió de ella.

Bajo llave

Los documentos no tienen dirección pública. Cada descarga vuelve a comprobar quién eres y de quién es esa factura.

Una factura de otro despacho no existe para ti, y la de un cliente no la ve el de al lado. El contenido de una factura se trata siempre como un dato, nunca como una orden: un PDF con texto escondido dentro no puede decirle nada al sistema. Cómo se tratan los datos.

Lo que cuesta

Dos cifras, y no hace falta pedir una demo para saberlas.

Leer una factura ya lo regalan varios programas. Lo que se paga es lo de después. Que entre en tu a3 o en tu ContaSOL sin que nadie la teclee. Que ninguna entre dos veces. Que alguien te avise de la que no ha llegado.

Una vez

1.250 €+ IVA

La puesta en marcha

  • Tus clientes, dados de alta desde tu Excel.
  • Cada uno conectado a tu a3, tu Sage 50 o tu ContaSOL, con sus cuentas.
  • Los números de WhatsApp y Telegram de tus clientes, autorizados.
  • La primera exportación, contigo delante.

Cada mes

250 €+ IVA

Que siga funcionando

  • Hasta sesenta clientes, con todas las facturas que manden.
  • Las exportaciones a tu programa, las veces que haga falta.
  • Si a3, Sage o ContaSOL cambian su formato, se cambia aquí.
  • Si algo falla, me escribes a mí.

La cuenta, con números de verdad

Teclear una factura
4 min
Facturas al mes de 45 clientes que mandan 30
1.350
Horas, descontando lo que tardas en revisarlas
82,5 h
A 20 € la hora
1.650 €
La cuota
250 €

La cuota son doce horas y media de esas ochenta y dos. La puesta en marcha se paga con lo que no tecleas el primer mes. Haz la cuenta con tus números: la pantalla del despacho te la hace cada mes, con tu precio por hora. Y si con los tuyos no sale, no lo contrates.

  • La cuota no empieza hasta que funciona. No pagas ni un mes de 250 € hasta que tu primera exportación entra bien en tu programa.
  • La puesta en marcha no se devuelve. Es trabajo hecho para tu despacho: tus clientes, tus cuentas y tus números, ya dados de alta.
  • Sin permanencia. El mes que deje de salirte a cuenta, te das de baja.
  • Más de sesenta clientes, se habla. Es la única cifra que no está en esta página.

Ahora, con tus números

Pruébalo con tus facturas

Mándame dos facturas y te las devuelvo listas para tu programa.

Lo más rápido es verlo con papeles de verdad. Mándame dos o tres de las que te llegan cada mes, y manda las peores que tengas: la foto torcida, el ticket arrugado, la del proveedor alemán. Te enseño en qué se convierten.

Si alguna no se lee bien, te lo diré. Prefiero decírtelo yo ahora que lo descubras tú pagando.

  • Primero lo ves con tus facturas, no con las de un ejemplo.
  • Si encaja, doy de alta tu despacho y tus clientes empiezan a mandar facturas esa semana.
  • Si no encaja, te lo digo y no perdemos más tiempo ninguno de los dos.

Y si llevas un despacho y ahora mismo no sabes cuántas horas al mes se te van en teclear, ése es el problema. No el precio de esto.

Escríbeme victor@loadfactur.com